一呼演讲会活动总结

黄子瀚

# 一呼演讲会活动总结

标签： 活动总结 芝兰

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时间：2016年10月29日 18:00 - 21:00
地点：中关村校区二号办公楼133会议室
主题：一呼演讲会活动总结
主持人：黄子瀚
参会情况：
到场：蒋子杰 黄子瀚 张道光耀 张铭枫 古秋盛 林曜 徐韫玮 方晴 张雪妍 丁冉 蒋浩然 白芃原
请假：蒋成浩 李小煦 蔡凌峰 高佳皓 郭柳 刘梦妮 肖翕月

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会议纪要

1.  主要问题
- 办好一场活动的规范流程。活动定位-分项目组-项目组负责人确认-子项目组职能与策划-子项目组策划汇总-总策划发布-执行。
- 总负责人负责全局统筹协调。重点负责时间规划与进度控制。在具体的事务性工作方面充分授权。各小组分工清晰明确、保证责任落实到人。
- 总负责人与子项目负责人需要定期沟通工作推进情况，并及时向团队其他成员汇报工作进展信息，保证信息的有效传达，尤其是在论坛上发布相关消息，避免每次开会都从头开始。
- 活动定位不统一。因为对活动的定位不一致，而造成的团队目标不一致。其中包括组织的目标和个人的目标。体现在宣传口径、活动现场布展以及流程设计。
- 缺乏团队沟通。会议交流基本依靠线上。效率较低。并且信息的相互理解出现偏差。
- 冗杂分组。集中人力优势，设立三至四个小组。小组职能明确清晰简洁。
- 人员参与度不足。没有演讲的成员，也很少参与组织工作。讲者与活动组织者应该分离。组织者中场控与策展人的分工进一步明晰。策展人重视内容质量控制。场控负责现场的布置与活动流程设计。
- 预算。缺乏预算讨论环节。对预算方案的确定缺乏合理程序，活动最后也对预算发生了争议。
2. 会场组
- 活动组织专业性不足。临场解决方案是一种可行方案，但不是最佳方案。在活动开始前尽量保证确定性，把不确定性降到最低。
- 现场的布展设计不足。舞台与灯光布展方案都是最后在现场决定的。场地舞台是临场搭建的，舞台很重要，对讲者有上台的仪式感，同时吸引观众的注意力。
- 活动的流程设计不足。导师、主持人、观众和讲者这四者相对孤立。需要提前设计导师的发言时间和内容，并需要提前和导师进行沟通协商。活动缺乏交流互动环节，观众的参与度不高。主持人应该负责调和节奏、活跃气氛。
- 活动的现场管理不足。两次彩排时间、走场时间、场地整理与清场时间、接待方案、设备调控方案、结束后的清理方案的确定。需要计划会场行动手册。模拟活动现场的流程。保证活动有序开展。
- 紧急预案不足。电脑、投影备用、翻页笔的备用。
- 活动效果。需要使用无线耳麦。需要提前印刷节目表。
- 现场人数。到场人员和预想有偏差。门票数量可以考虑多发。
- 考虑给予会务志愿者和摄影摄像志愿者酬金。
3. 宣传组、公众关系组
- 提前要求宣传效果，根据定位再制定活动的宣传方案。
- 提前规划推送内容完成的时间。不能临时要求。
- 宣传渠道和宣传模式单一。
- 加强与学校各部门的联系。
4. 文案组
- 前期的时间预留很充足。后期印刷时间拖延。
- 系统梳理芝兰VI设计与MI设计。规范现有的芝兰系列理论概念的适用范围。
5. 外场组
- 介绍时需要能够清晰简洁的表达芝兰的理念。
- 票务工作。短信通知的分工和发票工作较混乱。
6. 外部联系组
-  活动的商业性定位需要探讨。多大程度的允许商业性宣传。
-  赞助商的权益明细。我们能够提供什么样的宣传效果。
-  赞助商的反馈。
7. 内容控制组
- 讲者的自我驱动，对演讲效果的要求较高。
- 主要工作是收集大家的相关材料。
- 可以邀请有演讲经验的人给予一些演讲的建议。
8. 后续工作安排
- 清算剩余物资。目前剩余物资寄存在社联办公室。负责人：郭柳，截止日期：2016年11月1日。
- 财务决算与报账，负责人：林曜、黄子瀚，截止日期：2016年11月4日。
- 活动宣传收尾、观众反馈。负责人：古秋盛，截止日期：2016年11月6日。
- 会议记录与相关资料上传论坛。负责人：徐韫玮，截止日期：2016年11月6日。